DIENSTEN

Feilloos administratief beheer, een must voor elke syndicus. 
Als eigenaar van een appartement of woning in een mede-eigendom, verwacht je van je syndicus een feilloos administratief beheer. Maar wat houdt dat eigenlijk in?

Eerst en vooral staat een syndicus in voor het beheer van de gegevens van de eigenaars en de leveranciers in een goed georganiseerd systeem. Dit zijn onder andere de namen, adressen, telefoonnummers, e-mail, rekeningnummers, …. Deze gegevens worden veilig opgeslagen en bewaard volgens de GDPR-wetgeving.

Verder houdt een syndicus zich dagelijks bezig met communicatie naar de mede-eigenaars via alle mogelijke kanalen. Dit door hun vragen (telefonisch – mail) te beantwoorden en hen op de hoogte te stellen van het reilen en zeilen in hun gebouw. De syndicus zorgt voor een open en duidelijke communicatie binnen de kortst mogelijke tijd.

Het organiseren van de jaarlijkse algemene vergadering behoort ook tot het administratief takenpakket van de syndicus. Het opstellen van de dagorde, het tijdig versturen van de uitnodiging, het reserveren van een zaal, het nemen van de notulen, het versturen van deze notulen en het uitvoeren van de beslissingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de syndicus.

Het beheren, bijhouden, vernieuwen en ondertekenen van de contracten zoals schoonmaak, onderhoud lift, … valt ook onder het takenpakket van de syndicus.

Een correcte en overzichtelijke boekhouding is essentieel.

Door gebruik te maken van een gespecialiseerd softwarepakket kunnen alle inkomsten/uitgaven eenvoudig geregistreerd worden, waardoor dit gemakkelijk kan gecontroleerd worden.

Dit softwarepakket zorgt ervoor dat de kosten correct verdeeld worden tussen de mede-eigenaars, waardoor jaarlijks een overzichtelijke afrekening, met de opsplitsing van kosten, kan opgemaakt worden.

Daarnaast is het van belang alle inkomende facturen correct en stipt te betalen, alsook om tijdig de nodige fondsen bij de mede-eigenaars op te vragen. Door hier kort op de bal te spelen kunnen extra kosten vermeden worden, wat ten goede komt van de mede-eigenaars.

Conclusie: Een transparante boekhouding die tot op de cent klopt, daar kunt u op rekenen bij de Lindicus!

Technisch beheer: uw gebouw in topconditie houden.

Het technisch beheer is een van de belangrijkste taken van uw syndicus. Dit omvat zowel het onderhoud, herstellingen als de veiligheid van het gebouw en de mede-eigenaars.

Het onderhoud is van belang voor de levensduur van uw gebouw en het beperken van de kosten. Dit omvat een periodieke controle van het gebouw door de syndicus, de periodieke schoonmaak, het periodiek keuren van de lift, het periodieke nazicht van de brandveiligheid, …

Daarnaast stelt de syndicus iemand aan om kleine of grote herstellingen in geval van breuk of defect uit te voeren. Denk maar aan een kapotte lamp, een afgebroken sleutel, een defect aan de lift, en zo veel meer. Hiervoor rekent de syndicus op de hulp van gespecialiseerde vakmensen. Deze werken worden ook steeds prompt opgevolgd.

Verder speelt de veiligheid ook een belangrijke rol in het technisch beheer. De syndicus zorgt ervoor dat het gebouw voldoet aan alle wettelijke bepalingen op gebied van veiligheid. Dit draagt bij aan de bescherming van de bewoners / gebruiker van het gebouw . Dit door periodieke keuringen in te plannen, het laten opmaken van de nodige attesten (denk o.a. EPC algemene delen en binnenkort het asbestattest) en het bijhouden van alle nodige documenten.

Heeft u vragen of twijfels over het technisch beheer van uw gebouw, aarzel niet om de Lindicus te contacteren.